各部門都喊人少,加人不增效:定編別靠「拍腦袋」!

現在許多企業的困惑是各部門都喊人少,結果人員越來越多,但企業的效率卻沒有真正提高,如何才能做到:「事得其人,人盡其才,人事相宜」,是時下企業家的話題。

在為企業提供咨詢服務的過程中,我們發現,許多企業在處理定編、人員數量預測等方面的問題時,主要通過「拍腦袋」的方式來決定,缺乏科學且定量化的手段作補充,結果應用往往差強人意。

所以,我將結合參與的定編項目,就非製造業的宏觀定編進行分享。

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定編方法如何選擇

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一般企業定編分為宏觀定編和微觀定編,宏觀定編是指根據企業的戰略發展目標,結合行業特點來確定企業的總體編制數量以及各類人員的比例關係,如管理人員、業務人員、行政人員等。

微觀定編是指確定各崗位的人員數量,主要用於各部門確定具體崗位人員的數量與結構。

非製造業宏觀定編主要應用於:總體人力資源規劃、人力成本控制和人員分配合理性分析等層面。

宏觀定編的方法一般有如下四種,各有優劣勢,企業應根據不同的發展特點,行業特徵和部門進行選擇性的選擇。

以上的宏觀定編方法在實際的使用過程中,要充分考慮業務標準化、組織市場化、信息獲取的難易程度,以選擇適合的定編方法(下圖詳細展示了各個方法適合的情景)。

由於外部環境不斷變化和企業內部各有差異,不存在「絕對正確、完全適用和一成不變」的定編方法。

在實施定編的過程中,需要根據企業的總體目標要求,結合現狀進行相對合理的編制設定,通常在一個組織中幾種定編方法混合使用,在使用一種定編方法時,會根據實際情況,結合其他定編方法的思想。

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定編實施七步曲

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定編的過程是對企業戰略回顧、績效指標梳理、人員進一步盤點的過程。

在定編的過程中,首先要明確公司的戰略定位,業績目標,在此基礎上,結合行業標桿企業的對比和企業自身的歷史數據,對公司的人均效能指標確定,由於業務人員的工作量容易衡量,首先從業務角度切入,參照歷史數據和行業對表數據,在工作量確定的形式下,確定業務人員的數量。

由於每個行業對業務與職能人員的配比數不一樣,參照行業數據和經驗數據,確定後台職能部門的人數,在業務人員與職能人員確定的基礎上,倒推管理人員的人數。

管理人員的確定除了依據經驗值之外,還要參考行業的性質、公司的發展階段等因素,從而確定公司的總人數,在此基礎上再根據一些特殊部門的特殊情況,比如:部門的流失率,員工的結構、技能等,對之前確定的人數進行進一步的調整。

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非工業企業宏觀定編實操案例

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STEP1:明戰略,定方向

通過對主管人和高管團隊的訪談,明確未來的業務發展方向和業績增長指標。

STEP2:歷史和對標數據搜集

搜集國內外行業的對標數據,就人均效能進行分析與對標,利用標桿對比的方法,結合戰略方向和歷史財務及人員數據,初步敲定公司的人均效能目標。

STEP3:業務人員「以效定編」

業務人員的確定是相對容易也是相對重要的,確定業務人員的數量,需要搜集公司歷史3-5年的營業利潤和員工總數,結合行業對標企業的相關數據,經濟模型法和標桿對比法同時使用,確定公司理想的人均效能,根據公司未來的發展戰略,經營目標,在預測經營利潤的基礎上,預測業務人員總人數。

以下是我在咨詢項目中遇到的某企業案例,僅供參考。

STEP4:職能人員「以崗定編」

在業務人員確定的基礎上,根據依據標桿分析法和經驗預測法,考慮企業現階段信息化的程度,確定職能崗位的員工總數。

STEP5:管理人員「以幅定編」

一般非製造業管理人員的服務比例為1:10,對於管理幅度低於10的管理人員和團隊會進行評估和適當的調整職責或者匯報關係。

STEP6:初步確定公司總人數

在業務人員、職能人員和管理人員確定後,企業的總人數會初步確定。

STEP7:特殊情況考慮,人員數再次調整

人力資源部門結合實際情況,需要考慮一些部門的特殊情況,比如員工的流失率,未來的業務拓展,對於預測人數再次調整,然後可以根據現有的人數,進行由點帶面的進行開展。

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定編要落地五點要明確

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1、定編不是絕對的準確,僅是參考。

定崗定編的積極意義在於可以幫助企業進行人力資源規劃、預測,以便更好地幫助企業做到其業務目標。由於人的主觀能動性是難以預測,導致其輸出的績效在很多行業都是難以精準評估,所以,在任何時候,定崗定編都不可能是絕對準確的,只可能是一種參考。

2、定編需要階段性調整。

由於企業所處的環境及其各種條件變化越來越快,在某一時間段上做出的定崗定編只可能在本時間段內有意義。一旦某些因素產生新的變化,它必須跟著進行再調整。

3、定編業務部門配合。

定編的目的是以業務增長為導向,以投入產出比為基準,人力資源部門是業務的支撐部門,真正業務方式、業務流程需要業務部門配合,如若業務部門不參與其中,定編就失去了本質的意義。

4、定編需要所有人自我約束。

定崗定編是企業所有部門的事,而不是人力資源一個部門的事。因此,企業需要的是一個大家在人員方面都能進行自我約束、自我控制的機制,而不是一套硬性的定崗定編的規定。

5、定編不僅僅是裁員。

提到定編,很多人就想到了裁員,其實定編絕不是簡單的裁減人員、降低成本,而是隨著企業的發展和壯大,管理者對原有崗位和職責的梳理及再分配,目的是為了配合企業的發展戰略和業務目標,制定合理的崗位設置和人員配置方案,從而優化企業人力資源結構,提高組織效率。如互聯網金融行業在拓展車貸和房貸業務時,可以考慮現有消費貸超編或調整的人員,這些人員既熟悉行業知識,又對企業文化熟知,是一舉兩得的事情。

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後續人才增效措施

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1、按照人才盤點的結果將人才進行分類,適時淘汰不合適的人員。

在進行定編之前要進行人員的盤點,將人員按照素質和業績兩個維度,在九宮格中進行定位,對於公司的超級明星員工定為1類人員,核心骨幹人員定為2+,中間力量定位2,素質高業績低的員工定為3,業績高素質低的員工定為4,業績和素質都低的人定為5類人員,對於人才盤點結果為4和5的人首先優化;然後對盤點結果為3的人進行梳理優化。

2、加強特殊期人員的考核。

試用期內人員嚴格考核,擇優精選;試用期考評結果為A及以上方可轉正;合同到期人員加強回顧,非高潛人員不再續簽。

3、預算控制。

下屬部門如果未能完成利潤指標,下屬部門面臨裁減人員、削減人力費用的壓力;本次人員優化費用的10~20%用作下年部門漲薪的依據。

4、內部選拔。

崗位空缺優先內部選拔,保證優秀人才的流動,提高人力利用。

作者:邵敏

來源:薪人薪事企小薪

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