來公司的路上,更準確的來說是去地庫的樓梯上,就想清楚了今日最重要的三件事。到公司之後,迅速投入戰鬥狀態。其實高效本質與忙碌無關,只與你對目標的關注和行動相關。
這是我記在知識星球和朋友圈的一段感悟,事實上,這樣的事情屢次發生,比如周日的時候我曾經寫到:
最近養成一個好習慣,即在場景切換的時候,能立刻用兩三分鐘梳理下一個時段最重要的幾件事,並且能對優先級排序。比如剛才回家的路上,很快梳理了今晚待做的四件事,而且排了優先級和順序。到家之後立刻能進入狀態,這讓我的各方面效率高很多。
寫這篇文章的時間是2018.10.18早晨7點,而我在構思此文前,就已經明確了今天要做的兩件大事。
以上種種現象表明,我自己已經養成一個習慣:每天早晨第一時間思考「今日要事」,每天晚上會自我檢視:今日要事完成了多少。這讓我最近的工作效率高了很多,而我所強調的「終身成長」,與此密切相關。所謂終身成長,就看你日日堅持什麼?為什麼堅持?產生了怎樣的影響?人生沒什麼秘密,就在於當下如何度過,24小時如何分配。
但是,如何把這個好習慣帶給更多人呢?比如帶給身邊的同事?帶給星球上的輝友?我得把方法更加簡化才行。並且最好讓他們不知不覺體會到這種好處。
這種想法,首先來源於我自己的改變。我之前的習慣是願意影響他人,但不太喜歡直接去管理他人。一方面自己不屬於支配型的心理,另一方面也缺少管理的技巧和能力。但是,人是可以改變的,尤其是我自己。我自己以前都是放羊式管理下屬,別說1對1溝通,就連周報也不會仔細看。但現在,我可以在每周一,花一小時與同事逐條review他的周報。而且會要求他按照OKR的精神,每天寫日報。我每天都會給出即時回饋。在這些細節中,找到了管理的妙處。
為了推廣這種習慣,我把要求總結成更加細致的「日報寫作指南」,明確規定了日報寫什麼,怎樣寫。也基本明確了周報寫什麼,怎麼寫。
比如日報,只關注兩部分,第一今天完成什麼,第二近期計劃是什麼。聽起來簡單,但是做好很難。比如工作日報和工作日志不同,不需要事無巨細記錄各種工作細節,日報的「完成」部分只需要關注:「關鍵產出」。所謂產出是指它不是一種行動的記錄,而是結果的紀錄。太多人在寫日報時總是說:「今天我做了什麼」,對不起,你的老板不關心你今天做了什麼,他只關心你今天完成什麼。所以,在「完成」一欄,只需要寫真正在今天有產出的內容,寫具體的產出結果。比如「做到了模塊A的代碼」,或者 「完成稅務申報模板」。怎樣體現「關鍵」?需要問自己,這個完成的事項是否與我自己部門、個人季度OKR相關?是否與自己部門和個人的季度目標密切相關?符合「產出」和「關鍵」兩個條件,才算是「關鍵產出」,需要紀錄在工作日志里。
這會令很多日常工作極為忙碌的人感覺「沮喪」,因為他會發現自己的工作居然忙的沒有意義,無法寫到日報里 ——這就是慘淡的現實,太多人一天忙碌,但工作價值極低。
很多人會問,每天的瑣事要不要做?是不是還是要做?對,這個沒錯,還是要做,但是站在長期的角度,瑣事需要提高效率,需要有自動化的支撐。站在長期的角度,你每天要做的不是去忍受瑣碎的小事,而是引入自動化的工具,梳理流程,提升做瑣事的效率。如果你每天工作不是這樣去想,你就是在浪費自己的生命。
因為符合「關鍵產出」是極為嚴格的要求,所以很多人在一開始寫的時候,絞盡腦汁,發現自己的「完成」一欄為空,或者勉強有一欄。這個不奇怪,這就是你的現狀,接受現狀,再圖改進。
僅僅是「完成」一項,就這麼難寫。後面還有「近期計劃」,比如我對每一條近期計劃有五點要求,要求體現出四大要素和一個關聯。四大要素分別是計劃完成時間、行動、完成標準、產生的影響,強調的是SMART原則,而一個關聯強調的是與個人、部門OKR(或目標)的關聯性。要寫出這樣標準的「近期計劃」的確不容易。任何人接受和習慣,都需要一個過程,這個過程的前期很痛苦,並非日報需要那麼多文字,而是一個剖析自己,對自己徹底坦白的過程。幾乎每個人在用這種方法時,都會發現自己日常工作很多時間都「忙的沒有意義」。
此外,我參照日報,總結出周報模版和周報的具體寫法,基本上,如果你能按照上述標準寫日報,就能很方便的用同樣標準寫周報。
在我自己實踐、團隊實踐之後,我計劃向更多的同事、輝友推廣這種習慣。這會改變你的每一天,也會改變你的每一周。要徹底改變自己,沒有什麼比改變每日行為更好的切入點了。
小結一下:大家對於個人的管理,對於團隊的管理,都可以從堅持日報、周報習慣做起。日報該怎樣寫?寫什麼不寫什麼?周報該怎麼寫?有哪些注意事項?都值得深入探討。其實日報和周報都可以和OKR密切結合,作為實踐OKR的日常行為。如果一個事情,無法日日實踐,就無法真正改變自己和團隊。
許多成就斐然的人,未必比你我聰明,也未必比你我勤奮,更多時候,只是因為他們自我控制的能力更強,能夠把更多的時間和精力用在執行上罷了。
如何才能像他們一樣,提高自己的執行力呢?
分解,再分解—你真的明白你要做什麼嗎?
很多時候,我們的執行力低,其實是一開始就出了問題——我們在制定計劃的時候,並不真的明白自己想做到什麼。
舉個簡單的例子:
每天背單詞;
每天用30分鐘背單詞;
每天用30分鐘,通過某單詞 APP 背50個單詞;
這三種計劃,哪一種更好些?答案是顯而易見的。
同樣,「每天健身1小時」就比不上「每天用1小時,無氧運動4組,每組5分鐘,再慢跑半小時」。更具體一點,你還可以列出每一組無氧運動的類型(伏地挺身、深蹲……),每一組應該做到多少下,等等。
簡而言之,計劃要分解到基本步驟,達到「看到計劃,不用動腦就能立刻執行」,才能起到真正的效果。
如果我想提高英語閱讀能力,寫「每天閱讀英語30分鐘」,可以嗎?不夠好。因為我們的選擇太多了。
選擇《華爾街日報》《紐約時報》還是《經濟學人》?
閱讀國際版、中國版還是經濟頻道?
閱讀長文章還是短文章?
是深入閱讀、摘出所有不懂的單詞並搞懂,還是泛泛讀一遍?
諸如此類。
當你開始執行的時候,如果還要費勁去思考這些問題,執行效率怎麼可能高?
許多時候,正是這些無謂的操作步驟和思考過程,大大地降低了我們執行計劃的動力。
「思考」和「行動」,對大腦來說是兩套截然不同的工作。當我們準備行動時,我們的大腦會為行動做好準備,這時,如果讓「思考」橫插一腳,就相當於被迫脫離「行動」狀態,重新回到「思考」狀態,然後再調整回來。
顯然,這會大大影響我們的專注。
好的計劃應該是這樣的:在規劃階段,做好詳盡而細致的安排,執行時,無論處於什麼情況,都可以立刻著手操作,無需再進行任何思考。這樣才能確保每次執行的高效。
另一方面,將計劃分解到基本步驟,減少執行過程大腦的加工參與,讓它成為一個下意識的行動,也可以起到另一個作用:減少我們對不確定預期的焦慮感。
我們總是很容易感到焦慮。其實,焦慮是怎麼來的?正是由於對預期不確定,而自己又沒有方法可以減少這種不確定,這才導致了焦慮。
你有沒有過這樣的體驗:在執行計劃的時候,總是容易走神,擔心自己做不好、無緣無故出錯、走彎路、拖延太多時間……諸如此類。這些,都是焦慮的體現。如果放任這些念頭不管,它們就會對整個執行過程造成干擾。
怎麼解決這個問題呢?最好的辦法,就是在規劃的時候,把一切都準備好,這樣,等到執行時,就可以直接行動,不需要再進行思考、分析、安排,也就大大減少了讓自己產生焦慮和雜念的機會,變得更加專注。
所以,下一次在制定計劃的時候,可以這樣檢測一下:
你的計劃夠不夠明確?
具體到每一個詳細步驟了嗎?
每一次執行是否可以重復,還是要重新設置?
如果遇到問題可以怎麼辦?
把這些都考慮好,作出詳細的描述,寫下來。這才是一個真正有可行性的計劃。
觸手可及——離你的目標再近一些
對於一些重復性的任務,如果很難堅持下去,該怎麼辦呢?
傳統的想法,是利用意志力,強迫自己堅持執行。但這樣做,很容易產生厭煩和抵觸情緒,最終的結果,就是將你對這件事情的興趣消磨殆盡。
更好的方式,是順應自己的情緒和狀態,同時營造一個良好的條件環境:當你產生意願時,可以毫無阻力,立刻著手去行動。
為什麼這樣說呢?
做任何一件事情,都可以看作「動力」和「阻力」的角力——當一件事情的動力超過了阻力,我們就會去做;反之,我們就傾向於不去做。
「動力」包括哪些呢?物質獎勵,精神上的滿足感,成就感,對他人施加影響的權力感,對不良狀態(比如掛科)的規避,對預期的樂觀信念和強烈需求,諸如此類。
「阻力」包括什麼?自己的體力投入,時間投入,精力投入,其他事情的即時反饋、感官愉悅,等等。
當阻力超過動力,我們就很容易裹足不前。這時,即使用意志力強迫自己去行動,也多半會事倍功半。
所以,一個有效的方法,是盡最大可能減少阻力,以期當我們的狀態位於高點時,可以用最短的路徑去進入狀態。
簡單來說,當你做好計劃之後,想一想:
按照這個計劃操作時,需要經過什麼樣的步驟,需要用到什麼材料?
這其中,有哪些步驟可以提前準備好,哪些材料可以放在最順手的地方?
盡量把這部分工作在規劃的時候搞定。這樣一來,當你準備行動的時候,你隨手就可以拿到需要的東西,立刻開工,杜絕一切不必要的拖延和低效。
舉個例子:如果你突然之間產生興趣想去跑步,而跑鞋、運動服、腰包放在衣櫃里,你需要打開衣櫃,從舊衣服里把它們翻出來,是不是就感覺沒那麼有動力了?
而如果它們就掛在門口的衣架上,挑逗著你的視線,結果是不是會完全不一樣?
如果你喜歡讀書,你就應該把書放在你觸手可及的地方,隨時可以抓起一本來看。節省去書架上翻找的時間。
如果你想鍛煉寫作,就找一個運行最流暢的軟件,放在桌面最顯眼的位置。節省找到軟件、打開的時間。
不要小看這幾秒鐘,很多時候,正是這不起眼的幾秒鐘,導致了這樣一個簡單的念頭:「下次吧。」
而反復多次的「下次」,積累起來,就是質的區別。
簡化一切操作的步驟,讓自己可以第一時間、下意識地進行行動,是培養良好習慣最核心的方法。
問自己一個問題,再試著解決它
「問題導向」是我在工作中,經常向團隊夥伴普及的一個思維方式。
如果你的計劃是學習一個新領域,但卻不知道從何入手,那麼,給自己設立一個問題,再試著想辦法搞懂它,是一個行之有效的方法。
舉個例子,比如你計劃在三個月內初步弄懂西方藝術史,但是你對此一無所知,怎麼入手呢?如果從最基本的通史和概論翻起,也許很容易就會失去興趣,難以堅持下去。這個時候,你可以根據自己的興趣,設定幾個問題:
如何正確地鑒賞一幅畫?
印象派的歷史、風格、特點和地位是什麼?
什麼是現代藝術和後現代藝術?
……
以興趣為原則,提出問題之後,再自己去請教別人、搜尋資料、進行對比閱讀、提煉觀點,最後歸納整理,試著給出一個自己的回答。
在這個過程中,你勢必會碰到許多不理解的名詞和術語,盡力去把它們弄懂。由於有一個問題作為引導,而這個問題又是自己感興趣的,那麼,你的興趣會被一直調動著,也會有更多的動力去攻克這些疑難。
當你解決這個問題之後,你會發現,你通過弄懂這個問題,實際上揭開了整個「西方藝術史」的一部分——盡管可能只是很小的一部分,但也足夠使你打下根基了。下一步,就是繼續提出你感興趣的問題,繼續攻克下一個問題。
無論學習什麼領域,這個方法都是適用的。
同樣,在執行計劃時,你也可以不斷地向自己發問:
這樣的流程規範嗎?
這樣的操作高效嗎?
這樣的解決方案合理嗎,有沒有更好的可能性?
這樣的結論全面嗎?有沒有反例?有沒有特殊例子?
……
諸如此類。
本質上,這是利用好奇心和內在驅動力,推動自己向目標前進。這樣一來,執行效率和續航能力,都會得到極大的提升。
這個過程中,最忌諱的就是心氣太高。不用著急,慢慢來,循序漸進。一旦制訂好了計劃,就不要輕易地去變動它。
採用問題導向的思路,根據問題來組織目標,制訂規劃,你會發現,原本覺得難以入手的計劃,突然就變得簡單了許多。
先設立一個小目標,然後完成它
我在以前的文章里寫過:使我們對工作產生興趣,並且樂在其中的,是什麼呢?是薪水嗎?
不是,薪水只是一個「保健因素」:它可以使我們不討厭工作,但沒法使我們熱愛工作。
真正使我們對工作產生熱情的,是成就感。
成就感會讓你強化自己的存在感,體會到自身的價值和意義。對我們的大腦來說,成就感,是最有效率的一種激勵方式。
在計劃的執行中,我們也可以依此照辦。
如果你的目標過大,計劃過於長遠,那麼,很容易令人產生畏懼和抗拒,因為會有一種「再怎麼做也望不到頭」的不確定感,從而產生焦慮。這個時候,你可以試著把計劃分解成一個個小目標。目標之間環環相扣、彼此遞進,完成一個小目標後,就激活下一個小目標,繼續攻克它。
這樣一來,每一次完成一個小目標,都是對自己的一個正反饋。它會激活大腦的「獎賞機制」,從而使我們充滿動力和熱情。
學過編程的朋友都知道,任何一個編程的教程,都不會機械地向你灌輸代碼知識,而是通過一個個實際案例:這周完成一個簡單的小程序,下周加上一個功能,下下周做到更複雜的功能,下下下周再把UI完善……
直至程序全部做到,這些知識也已經牢牢地烙印在了你的記憶里。
這就是利用「成就感」和「s目標」的機制,不斷地催發我們對執行計劃的興趣和熱情。
每一個新功能的做到,既是一個小目標的完成,又讓我們獲得了充盈的成就感,從而產生強烈的想進一步探索的渴望。
這些小目標應該滿足什麼條件呢?
目標的頻次,設定在 1 – 2 周。既不會太頻繁,又能有效看到成果。
目標的難度,應該是稍稍高於你的正常能力,這樣一來,才能激發你付出更多的努力。
目標之間,應該是有關聯的,最好是依次遞進。
合理運用目標的分解進行激勵,你會更容易進入「心流」,讓計劃的執行變得再無障礙。
內在驅動力:這真的是我想做的事情嗎?
其實,說了這麼多,最重要的,還是你自己的心態:
這真的是你發自內心想去做的事情嗎?
無論你採用什麼樣的方式,最有效的內在驅動力,是你自己的渴望。只有你真正覺得有意義的事情,你才會有更強的動力去完成。
所以,找到自己的興趣點,以此為基礎設定目標和計劃,並且在其中找到長遠的意義,這才是提高執行力最好的方法。
不要太在意外界的影響,重要的,是直問自己的內心:我想成為一個什麼樣的人?對我來說,什麼才是最重要的?
職暢之友 誠意推薦
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