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避免開會常見的五個錯誤
1、不要為了開會而開會
很多企業都有固定的會議系統，這本身是好事，但管理者往往因為公務繁忙而忽略了會議的真正目的，只是為了應付工作而開會。在開會前，既沒有明確會議的主題，也沒有做足準備，這樣開會不僅浪費時間，而且增加了管理成本，同時會引起與會者對會議和公司管理現狀的不滿，使員工心生倦怠，從而降低團隊的凝聚力。
開一個重要的會議之前，管理者一定要提前把會議相關情況進行梳理，認真分析此次開會的主題和議題，明確會上要解決的問題和核心方向，對於怎樣做才能解決這些問題做到心中有數。把思路整理清晰後再開會，掌握主動權和節奏感，會議會開得更有效率。
2、開會不全是為了解決問題
開會講問題本身沒有錯，但很多人有一個非常嚴重的錯誤——認為開會就是解決問題的。事實上並不是所有的會議都適合解決問題，比如開大會的時候就不適合解決問題，因為講的問題越多，基層員工就越會對企業失去信心，失去信心也就失去了動力，企業要想補救回來就變得非常困難。
例如，在佰新咨詢公司，真正解決問題的會議是骨幹會和高管會，其他會議只解決業務範圍內的問題。
3、不要讓會議成為批評會
公開場合隨意批評別人是管理者常犯的錯誤。很多時候我們當著所有人的面批評某人以後，當事人不但沒有改正錯誤，反而會心生怨念，不但會影響當事人的情緒，他所在的整個團隊的氛圍也會變得不好。
管理者的初衷是希望通過批評的方式讓犯錯的人有所改變，而事實往往是當事人會覺得自己確實錯了，但是你也批評我了，相互扯平了，這樣非但不能解決問題，反而會激化矛盾。
所以不要讓會議成為批評會，而更多的時候要去表揚誰做得好。如果非要批評人，要確保批評得讓人心服口服，並且能夠對大多數人起到激勵作用。除非那些損害公司利益，觸犯公司原則的人，要在會議上公開嚴厲批評予以示眾，否則盡量在私下批評。
4、不要讓會議成為主管的獨角戲
很多管理者都會有一種感受，每次開會主管即便說得慷慨激昂，下面的員工依然沉默不語，表面上你講我聽，看似意見統一，其實除了主管表達了自己的觀點之外，並沒有解決實際問題。
出現這樣的情況並非完全是員工的責任。開會的時候，尤其是早會或者啟動會等會議，一定要激發員工的主觀能動性，讓員工在會議中多發言、多學習、多鍛煉，這樣員工才會覺得自己是公司的主人之一，才會覺得開會是有意義的。
管理者不要成為舞台上的主角，要成為會議里搭戲台的人，讓下屬先發言談論，主管後發言。在這個過程中，如果員工的想法比你好，那你可以有一個更好的解決方案，如果沒有你的好，到最後再提出你的方案，員工就會覺得主管很高明。如果順序反了，主管先拋出解決方案，即使下屬的方案比較好，他也不敢講，這樣不但不利於公司的發展，還會讓下屬覺得主管沒有水平。
5、不要讓會議議而不決
很多公司通知開會，各部門人員如約而至，大家都帶著筆記本，可是進入會議後發現與會議主題偏差很遠，甚至談論起家常來，討論了很多與會議主題無關的內容。會議持續了很長時間，可是最終問題怎麼解決還是沒有確定。
一次成功的會議在於會議前良好的準備、會議時的討論和最後決議的達成。每開一次會，必然會有一定的預期結果，這就需要首先針對預期結果設定主題，然後圍繞這個主題展開會議討論。
在會議討論的過程中，無論進行到哪個環節，也無論遇到怎樣的阻力，都要保證不偏離會議主題，更不做與會議主題相悖的事，務求把全部精力都傾註在會議主題上，從而確保達成預期的結果。
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如何打造企業的會議系統
會議是企業管理的重要工具，當一個企業有了一套完整的會議系統之後，公司所有的工作，所有的部門，各部門的每個員工，都可以通過會議去協調資源，當這些會議能夠自動化運轉的時候，也就意味著這家公司可以做到自動化運轉。
公司到底應該開哪些會呢？以佰新咨詢公司為例為大家做一些分享。在佰新有六個會議非常重要，可以說，只要開好這六個會議，公司的工作局面不僅可以得到巨大的改變，管理者自己也會變得很輕鬆。
1、早會
每天早上都會開早會，通過早會全方位地對每個員工進行透徹了解和把控，讓每一個員工都可以信心滿滿地開始一天的工作。如果團隊比較大，可以把早會分解，例如：行銷中心早會，首先是幹部早會，時間十分鐘左右，核心骨幹開碰頭會，通報昨日情況，明確今日目標。
然後是全員早會，全員早會要達到以下五個目的：
（1）培訓：這時，員工集中在一起解決一些共性問題，強調工作重點，分享方法技巧，學習新知識等都是效率最高的。
（2）激勵：通過營造正面、積極的氛圍，樹立榜樣和標桿，讓員工以一個精神飽滿的狀態迅速投入到新一天的工作中。
（3）宣導：傳遞部門運作的各項信息，宣布一天的任務，傳達核心目標達成情況，安排工作重點，使員工更清楚自己的工作方向，提升工作效率。
（4）鍛煉：關注員工的成長，給員工提供舞台，鍛煉員工的組織能力、表達能力、指揮能力，使員工建立起信心。
（5）灌輸：早會是灌輸公司經營理念、企業文化、管理思想的最佳媒介，通過早會不斷、反復強化員工的行為觀念，宣傳工作素養及工作倫理，培養好的工作習慣，從而提升員工的整體素質。
如有必要，早會之後各個部門可以開二次早會，進一步明確工作目標和努力方向，二次早會一般限制在十分鐘之內。
2、夕會
夕會有兩個核心目的：一是總結今天的工作，解決遇到的問題；二是對第二天的工作進行規劃。
夕會一般由各個部門召開，在小範圍內大家進行探討：今天一天遇到了哪些問題？這些問題該如何解決？未來我需要注意和提升的是什麼？同時對今天表現比較好的員工進行鼓勵，激勵大家，明天更好地投入工作。
3、周例會
周例會一般由骨幹參加，對上周的工作進行匯報和總結，對下周的工作和目標進行規劃，並制定具體的行動措施。一周開一次例會很有必要，時間太長會積壓太多問題，時間太短大家會覺得力不從心。
周例會既可以增加部門之間的凝聚力，提供部門之間相互了解和學習的機會，又可以將公司存在的問題暴露出來供大家探討解決。在周例會上對各種管理和行銷問題進行分析，也是培養骨乾的重要手段。
4、月啟動大會
每個月有月啟動大會，對上個月各種先進的典型人物進行獎勵、表彰，以此來為員工樹立榜樣，並灌輸企業文化。同時會給員工明確下個月公司的發展方向，使整個團隊為了共同的目標而奮鬥。
月啟動大會是一個承上啟下、振奮精神的大會，也是吹起沖鋒號角、凝聚企業文化的大會。
月啟動大會一般包括以下內容：
（1）總結和分析上階段目標達成情況。
（2）表彰上階段優秀部門與個人。
（3）分享成功經驗和感人故事。
（4）設定下階段總目標及各部門目標。
（5）宣導獎勵計劃，各部門表達決心，發起挑戰（公眾承諾）。
在召開全員啟動大會之前，一般會有高管會和經理會，首先高度統一思想，然後由各部門統一目標，最後才是全員啟動會。通過這種方式，可以有效保證公司上下思想的統一與貫通。
5、季度戰略研討會
除了每個月的例行高管會外，每個季度舉行一次戰略研討會，對公司整個季度的工作進行總結，對下一季度的戰略規劃進行梳理。
公司一般會抽出兩天時間，把所有的高管封閉起來，對公司的戰略進行深度碰撞。大家重新審視產品和市場以及團隊各方面的情況，明確公司和每個部門的具體方向和策略，以此來確保整個團隊能夠圍繞公司的經營戰略去努力，最終達成年度目標。
6、年慶和年會
公司每年有兩次重要活動，一個是年慶，一個是年會。年慶是公司的周年慶，在每年7月15日，而年會一般在春節前，這兩個會議是公司最重要的會議，在佰新有種說法：年慶慶忠，年終慶功。
年慶是宣揚企業文化的重要道場，在年慶上對年度四大文化標桿人物進行隆重的表彰。而年終會更多是對過去一年業績的總結，以及未來戰略和目標的規劃，和年度重要的表彰。通過這種方式，激發員工的自豪感和歸屬感。
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會議中的主管藝術
會議是管理者重要的舞台，也是管理者展現自身魅力、在團隊中獲得威信的重要機會。一個優秀的管理者首先應是一個有主見的人，一個合格的管理者一定是懂得去影響員工的人。
1、聽大多數人的建議，和少數人商量，最終自己做決定
聽大多數人的建議，可以讓我們集思廣益，對一個問題的看法更客觀。跟少數人商量，更多是跟核心骨幹溝通，通常這些人的立場和公司是一致的，能夠從各個角度深度看待問題，這些人在一起時更容易碰撞出結果。
任何一家公司既要有民主也要會集中，最終一定是管理者來做決策。當然那些不太重要的事情，可能壓根都不需要管理者去參與討論，直接由下屬決定就好。
2、開大會之前開小會
在開大會之前，已經把很多議題通過小會的方式確定了下來，所以在大會上，大家的意見就非常容易統一。
如果管理者不懂這種方法，就會出現每一次在開大會執行一項決議時，都有很多人反對，這種情況下決議很難實施，令管理者頗為頭疼和尷尬。
久而久之，整個公司的員工會對高層或者主管產生一種權威上的懷疑，因為你在做決策時大家是反對的，這就意味著決策可能有問題，大家在執行時難免會打折扣，給公司的各項政策和任務的實施帶來很大的困難。
開大會前開小會有兩個好處：
▲一是通過一對一和開小會式的溝通能夠確定某項決策的正確性和員工的接受程度，對原有決策不正確的地方進行修改，爭取大部分人能夠支持和接受，隨後在開大會的時候再提出這樣的決議。
▲二是跟所有反對者提前溝通好。開小會的時候更多的是一對一的溝通，更能了解員工的想法，更能說服員工，而一對多的情況下由於輿論壓力和面子問題很難說服員工。
3、開大會要形式多於內容，開小會則內容多於形式
關於企業文化，有一個非常重要的觀點，即沒有形式就沒有內容，形式是內容的載體。所有的內容要通過形式來傳遞，內容是潛藏在形式當中的。
為什麼說開大會的時候形式多於內容，開小會的時候內容多於形式呢？
因為越是大的場合就越難去探討實質性的內容，開大會的核心在於造勢和統一思想，造勢可以增加員工對公司的信念，統一思想可以讓團隊更有凝聚力。而開小會的過程中往往是要解決實質性問題，就需要開門見山直奔主題，把更多的時間和精力放在問題本身，要減少花費在形式上的時間。
來源：企業管理雜誌（ID：qyglzz）
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