人員配置這樣分析也許更實用

人員配置、定編定崗都是人資管理的基礎性工作,如果做紮實了,會給招聘、培訓等後續工作帶來幫助,但要做好,也是花一番心思的。

二者的概念、定義等理論性的東西,在人資專業教材課本或網上都可以查找到,我想從實際工作的角度來簡單分析如下:

一、二者的區別

我認為,二者的區別可以有以下一些方面:

1、因與果。

定崗定編是對整個單位和各部門所需崗位及適宜人數進行確定,並定期或不定期的根據實際情況進行修正;人員配置是指某個時間節點,單位各崗位實際工作人數及相關情況。二者剛好形成一對因與果的區別,也可以是說理想與現實、目標與結果的區別。

2、變動性不同。

一般來講,定崗、定編一旦形成審批文件,那麼,其數量就不會輕易變動,至少也要維護好幾月、半年甚至更長時間,時長需視項目發展而定;而人員配置只能是一個固定的數量,而不會是一個可以變動的。

3、範圍不同。

定崗定編體現出來就是一系列數據,即崗位名稱對應下的數量,這些數量就是崗位個數、員工人數等,一般不會再體現其他情況;而人員配置則涉及的範圍會更廣,除了員工數量上的數據外,還應分析員工質量,即平均薪水、年齡結構、學歷情況、專業、司齡等情況。

4、重視程度不同。

現實工作中,單位主管甚至HR部門對定崗定編,基本是採取一錘子買賣,即開始時認真確定一下,今後幾乎沒有去完善、修改;而人員配置,則非常重視,會不定期要求HR部門分析,大家的工作量是不是飽和,是減員或不增員的基礎分析,也是控制人力成本的工具。

二、人員配置分析

根據主管的基本要求,即「對公司人員配置進行分析,對比各部門配置差異,並提出改善建議方案」,再結合平時主管對公司人資工作的要求,基本可以擬定以下分析方向:

1、全公司人員配置分析。

主要搜集整理草擬分析報告的某個時間節點(即某年某月某日的情況),全公司在職人員總人數、男女、半年/1年/2年/3年/5年/10年工齡段人數、各省市籍貫人數、人均產值、各年齡段分布、各薪水段分布、各職稱段分布、學歷結構分布、人才結構等。

通過以上數據展示,基本可以分析出存在的一些不合理問題,比如:性別比例失調否、總人數穩定否(可與往年相比、人均產值增加否、年齡結構合理否、學歷/職稱適當否。並結合平時工作中一些項目申報、活動舉辦等情況,可以找到公司人才結構存在的某些不足或缺板。

針對以上分析,可以提出改善建議,包括:改善內容、實施時間、目標效果、參加人、費用等情況。建議不宜太多,可以抓住公司或老板急於改善的兩三個問題即可,其實,如果平時注意留心上級主管的講話,這幾個重點是不難把握的。

2、各部門人員配置分析。

各部門人員配置有什麼可比性?但既然主管要求對比「配置差異」,那還得讓巧媳婦來完成,辦法總是有的:

1)崗位對應。

即先按各部門實際各崗位人數進行統計整理,用表格展示出來,是不是非常容易看清楚:在你我部門都同樣有的這個崗位名稱下,人數不可能完全一樣,或者是你部門有這個崗位,我這個部門沒有,那就可以考慮是不是可以取消這個崗位了,當然,也要根據實際需要來分析。比如:有的主管配了秘書或助理或助理,有的主管則沒有配,可不可以考慮取消?同樣的崗位,這條生產線配了2個工人,那條產線配了3個;生產同樣產品的生產線,A線95人,B線則有97人,多餘的2人是什麼的幹活,可不可以重點分析分析。總之,不比不知道,比了嚇一跳,只要兩兩對比,一定可以發現讓你吃驚的地方,而且越比越有意思。

2)作息對應。

可以搜集整理各部門員工某個時間段內,總工作時間與總休息時間的比例關係,可以看出,哪個部門是最忙的,哪個部門是最閒的,是不是可以搞點事情出來,讓「閒」者忙起來,比如:少幾個人,會不會讓「閒」的部門要忙些。

3)能效比。

製造業嘛,可以針對業務部門內部各班組、製造車間各產線、職能各部門,找到分析時間段內,各班組薪水支付總額與總銷售收入的比例、各產線薪水支付總額與總產值的比例、各職能部門平均薪水,進而可以比較業務各班組、製造各產線、職能各部門的能效比。甚至可以拿他們自己的去年、前年的數據,進行自己與自己比,是提升了還是下降,一定可以看出問題的。

4)人員穩定性。

可以從各部門招聘量、流失量與總人數的比例,看出各部門管理者對員工穩定性的重視程度以及管理精力的投入情況。

因為對公司的實際情況更了解,各部門之間存在哪些比較明顯的差異,老板或上級主管多半在平時的講話中就經常提到過,他們站得高,不但看得遠,還看得很準的,一是他們經常從「利益」角度來看問題,二是他們有許多的信息來源管道(比如:行業信息、同行做法、公司內部傳話人員等)。基本按照主管的意見展開去分析,就不會錯了。

問題找到了,對應的改善建議也不難提出,建議不要只提一條,可以從不同角度提兩三條,讓主管去做選擇題。比如「加強員工穩定性」的建議可以這樣寫:杜絕簡單粗暴管理;未親自動手培訓和演示並讓員工操作三遍以上不得批評員工,更不得說髒話;不得講「願幹就幹,不幹就滾」之類的話,違者按嚴重違反公司制度處理。

萬事開頭難,只要開了頭,今後根據需要逐漸完善和豐富,再搞過二三次,就會成為你手中的成熟產品,成為你工作中的本事,即使不留下任何資料,你也難以忘記,換到其他單位,一樣可以操作起來。

來源:三茅網

作者:李志勇

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