首席信息官必須為未來的工作做好準備

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Workfront的年度工作狀況報告顯示,企業正面臨著風險,因為大多數美國工人不會為了推動快速創新而花太多的時間,對同事也缺乏信心。

商業環境正在迅速發生變化,勞力隊伍的態度也在迅速發生變化。在數字時代,競爭優勢的基礎是組織能夠在盡可能短的時間內與合適的人一起做出最佳決策。這需要有效的協作,這種協作可能會因糟糕的工具、時間的缺乏或心懷不滿的員工而遭到破壞。因此,首席信息官必須與業務線、人力資源和公司其他的主管者合作,建立一支能夠推動創新的充滿活力且齊心協力的員工隊伍。

創新不再是公司的奢望,也不再是少數人的任務。不斷挑戰現狀,思考新的、更好的做事方式,這是所有員工的責任。這要求員工在充滿活力的團隊中工作,團隊成員之間有高度的信任,因此創新可以快速進行。

不幸的是,Workfront的年度工作狀況報告顯示,很多企業還沒有為這樣一個時代做好準備——快速創新將成為可持續的市場主管力。工人們希望創新,但他們需要更好的工具,更多的時間,並給予同事更多的信任。

Regina Corso Consulting於2018年6月14日至28日做了獨立的研究,Workfront的研究調查了在擁有至少500名員工的公司工作的美國工人。受訪者中有2,010人被認為是知識型員工,其任務是與其他員工合作。這是Workfront進行調查的第五個年頭,其目標是了解現代勞力力及相關變化。

工人們並不認為同事有出力

該調查的一個更有趣的發現是工人們對同事持懷疑態度。該調查要求受訪者就像對優步司機進行排名一樣對同事進行排名,結果平均得分僅為3.7分。此外,受訪者將自己排得比較靠前,這可能會使工作場所缺乏信任。

我十分相信Patrick Lencioni的教誨,他說每個團隊都必須默默地建立信任,這樣才能茁壯成長,如果工人們認為自己比同事更優秀,那麼在這樣一個環境里是不會產生信任的。

人們常常問這樣一個後續問題,即與他人發生衝突的最常見的來源,最重要的三個答復是相互衝突的優先事項、缺乏溝通、缺乏對緊迫性的理解。其中一個產生摩擦的來源似乎是人們對他人的活動缺乏了解,因為86%的受訪者表示,他們並不清楚同事在做什麼。

員工需要更多時間進行創新

該調查還發現,在公司主管層的所期望的東西和員工在創新領域所能做的事情之間存在巨大的差距。數據顯示,64%的受訪者表示,公司主管層要求員工以全新的方式做事,但58%的受訪者表示,他們太過忙於日常工作,無法跳出眼下的局限。

有些公司(如Google)要求所有的員工將一定比例的時間花在新項目上。從我的研究來看,這似乎是個特例,因為員工受困於日常事務,他們不會真正自由地進行創新,。

這篇論文同時得到正方和反方的意見的支持,例如:

• 63%的人表示,「如果我有更多時間去思考,我的生產力就會提高。」

• 57%的人表示「我認為自己意外地成了一名項目經理。」

• 54%的人表示,「如果所有員工每周都有四小時的時間完全專注於創新,那麼我的團隊會更成功。」

生產力殺手:電子郵件、浪費時間的會議和中斷

Workfront通過向員工詢問妨礙他們提高生產力和創新的方式,提出了一系列合理的後續問題。該調查要求工人對某些任務在一周的時間中所占的比重進行量化。匯總數據顯示工人的平均時間如下:

• 40%的時間——履行我的工作的主要職責

• 16%的時間——電子郵件

• 12%的時間——管理任務

• 10%的時間——有用且富有成效的會議

• 8%的時間——浪費時間的會議

• 8%的時間——被非必要的任務打斷

• 6%的時間——所有其它的事情

仔細觀察數據顯示,嬰兒潮一代(45%)在基本工作崗位上花費的時間比X一代(38%)或千禧一代(34%)要多。人們對此還沒有任何解釋,但這似乎是合乎邏輯的,因為X一代和千禧一代進入勞力隊伍到時間並不長,工作職責也不能同日而語。

該調查詢問了一個後續問題:「是什麼妨礙了工作?」,最重要的五個回答是:

• 62%的時間——浪費時間的會議

• 55%的時間——電子郵件過多

• 41%的時間——意外的電話

• 35%的時間——過度監督

• 34%——缺乏工作流程的標準流程

這兩個問題很好地匯總在一起,表明如果首席信息官設法擺脫浪費時間的會議並免受非重要事件的中斷,他們每周至少可以贏回一天的時間,即從每周四小時提升到八小時,受訪者認為團隊的工作效率必須得到這樣的提升。

自動化已經來臨,但它的潛力被誤解了

該調查還深入研究了自動化,數據表明了一些混亂的情況。平均而言,工人們說,37%的日常工作得到了自動化,但他們覺得只有40%的工作應該得到自動化,這表明我們幾乎已經進入了自動化時代。然而,69%的員工表示,自動化使他們有更多的時間來履行主要的工作職責。

意見上的不協調表明,人們對自動化潛力存在誤解,並且很可能伴隨著恐懼。67%的美國工人表示,在不久的將來,他們將與機器人或人工智能競爭工作崗位。這就是首席信息官可以傳播這種消息的領域——機器人和機器學習是很好的工具,這些工具可以幫工人騰出時間,從而更好地完成工作。事實上,人工智能可以完成這樣的任務——如確定人們應該參加哪些會議以及哪些會議是浪費時間的。僅這一點就可以贏回8%的平均工時。

首席信息官必須為員工的未來工作做好準備

放眼未來,該調查還分析了工人對未來工作的看法,並且意見顯示出一些不確定性。下面是一些有趣的事實:

• 38%——大多數公司將鼓勵遠程工作。

• 34%——公司將採用虛擬現實技術召開遠程會議。

• 34%的時間——我的公司將能夠跟蹤幾乎所有正在完成的工作。

• 29%——所有人都可以訪問虛擬辦公室。

• 29%——我的部門將創建大量新角色以支持新的工作環境。

首席信息官應該注意這些數據並制定行動計劃,以消除改善創新和協作的障礙。這可不是簡單的任務,所以我的建議如下:

• 轉向基於結果的監督。工人應該通過業務計劃是否成功(而不是在他們自己工作範圍內的任務)來得到衡量。例如,如果一家公司正在推出一個面向客戶的新移動應用,那麼整個團隊應該為它的成功做好準備。這使所有人都整齊劃一,並激勵他們一起工作。

• 減少浪費時間的活動。首席信息官應該就如何使用電子郵件提供指導,使其不至於那麼繁瑣。人們可以使用團隊協作應用更高效地安排消息傳遞。此外,跟蹤不同的活動並將其與生產力相關聯,以便工人了解自己是否在會議上花費了太多時間或正在進行其它的活動。

• 留出創新時間。創新是數字公司的命脈,企業必須優先考慮這一領域的活動。這將對工人產生很大的吸引力並激勵他們。心懷不滿的員工是公司的沉默殺手。員工只要有時間從事新項目,士氣就會高漲。

接受自動化。激勵從自動化中受益的工人在公司內傳播自動化。人們不應該害怕自動化,而應該將自動化視作每個員工的最好的朋友。一些強有力的例子表明了如何用自動化來騰出工作時間,從而使工人可以做更有趣的事情,這將會成為獲得更多員工支持的催化劑。

使工人為未來做好準備。對大多數工人而言,變革是可怕的。使用小組作為新技術和新工作方式的測試平台。建立最佳實踐和證據點,以獲得工人的支持。

(來源:企業網D1Net)

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