職場溝通的兩大邏輯,不懂你會吃大虧

著名管理學大師彼得·德魯克曾說:「你的效能取決於你通過語言和文字與他人交流的能力。」

一個出色的職場人,除了手底下能出活外,還必須善於表達,把工作思路、項目方案、工作成果等流暢、妥當地呈現給公司的大主管、部門負責人以及團隊合作者。

那麼,我們該如何做,才能將想表達的內容有效傳遞給聽眾呢?

文:宋春濤

來源:管理的常識

很多職場人經常說出毫無結構和層次的內容,把各種資訊和信息堆砌在一起,想到哪兒說到哪兒,好像一個穿得窩窩囊囊的人,一點站姿也沒有,聽眾怎麼能提起精神頭兒聽你說了些什麼呢?

所以,要想讓你的話入聽眾的「法耳」,必須讓表達的內容「站立」起來,有一個完整有力的結構。

那麼問題來了,我們如何能夠在日常表達中,找到有力量的邏輯結構呢?我的答案就是——金字塔原理。

什麼是金字塔原理

在30年前有人找到了一個答案,能夠幫助表達者避免思維混亂,保持理性思考模式,它就是——芭芭拉·明托和她的金字塔理論。

芭芭拉·明托是麥肯錫歷史上的第一位女性咨詢顧問。她的研究發現:思維清晰是因為這種思考有清晰的金字塔結構(pyramidal structure),反之,則不具備這一結構。

金字塔原理之所以有效,是因為它遵循科學規律;它和人腦思考的過程保持一致;不同的是,人們一般從金字塔底端往上思考,但表達時,卻需要沿金字塔自上而下地進行。

舉例說明,當人腦看見很多數字1,2和3時,會首先將1分成一組,2分成一組,3分成一組;進而將三組數字以某種邏輯組成結構。

比如說,1+2=3,這樣就可以把三組數字排列成以加法邏輯組合而成的金字塔結構。

金字塔結構要點可以歸納為以下三條:

每一層次的思想觀點必須是對低一層次思想觀點的概括。

每一組思想觀點必須屬於同一范疇。

每一組思想觀點必須符合邏輯順序。

金字塔結構看似簡單,但對於表達者而言,卻非常有用,它可以幫助我們梳理、提煉邏輯結構,從而帶來更高的溝通效率。

這里主要講的邏輯結構是鐘擺邏輯和三角邏輯。

鐘擺邏輯

春秋戰國時期著名的大帥哥兼大知識分子宋玉曾經被鄰居家的女兒深深吸引,於是在《登徒子好色賦》中形容這位鄰家妹妹:

「增之一分則太長,減之一分則太短,著粉則太白,施朱則太赤」。

意思就是再長高一分就顯得太高了,再矮一分就顯得太矮了,搽粉就顯得太白了,抹胭脂就顯得太紅了,總而言之,就是剛剛好!

在這熱烈的表白中,宋玉同學使用的結構就符合鐘擺的邏輯,描述相互對立的選項,並建立起對「合理」的中間立場的渴望。

鐘擺的邏輯結構依據德國哲學家黑格爾的辨證推理:正、反、合。

它能讓你承認兩種相異的觀點,然後將聽眾引向中間立場,從而在僵局中做到行動。

鐘擺邏輯有兩種變化形式:激進形式和溫和形式。

它們都是表達主張的技術,需要捍衛現狀的時候適宜用較激進的形式,而當需要提出妥協方案的時候則適合較溫和的形式。

1.激進形式

在這種形式中,你推翻兩個極端,只留下中間立場。

當你面對棘手問題,想要給出迅速、無可辯駁的回答(往往是支持現狀)時,可以採取這種形式。

我們一起來看這樣一個例子:

為我們目前的預算辯護。

「一方面,我們可以把目前的預算削減10%,但是那將意味著,我們要減少基本的服務並降低服務質量;

另一方面,我們可以要求經費增加10%以支持新的創舉,但是今年的收入就會下降,同時業績也會受到影響。

因此,我們提議維持目前的經費水平,並且利用現有的資源增加收入,這才是明智的決定。」

2.溫和形式

溫和形式的鐘擺計劃不是要推翻兩個極端,而是努力加以調和。你承認存在不同觀點,但努力秉持中間立場。

「為什麼香港應當成為歐洲公司的亞洲總部所在地:

一方面,從文化、語言、地理角度來說,香港是亞洲的自由之都;

另一方面,它的法律和金融界受到西方的影響,並且英語是官方語言。它確實集中西方的精華於一身,是貴公司設立新亞洲總部的理想之地。」

三角邏輯

三角邏輯,也就是通過三點成面來安排結構。

3是一個很有力量的數字,喜劇演員知道3遠比2有趣,作家們知道三幕劇比四幕劇戲劇性更強。

任何一部偉大的電影作品、書籍、戲劇或演講都有著三段式的結構。例如:

大仲馬有《三劍客》(又名《三個火槍手》),而不是五個;

三個和尚的故事而不是四個;

老子的道德經中寫道:道生一,一生二,二生三,三生萬物。

因此,當很少人在演講中貫徹「三的原則」時,你可以堅持這個原則。「

1.「三的原則」奇妙所在

1)有說服力

從亞里士多德時代開始,三部分式論證主導西方思維長達兩千多年。

一個常見的三段論例子是:澳大利亞人帶有獨特的口音;他是澳大利亞人;所以,他帶有獨特的口音。

即便這種論證不甚可靠,卻是基於傳統邏輯。

如果你提出三段式的論證,聽眾就傾向於相信你推理的可靠性。同時,你也不想冒著失去聽眾注意力的風險,給他們七八個理由。

就說服而言,三條就已經足夠了。

2)節奏性強

三角邏輯結構能夠創造推動力。即一種內在的變化或驅動力,可以把聽眾從A點、B點推進到C點。

如果你不能產生出這種前進的動向,就無法帶動聽眾,他們就會對你的觀點或者主張無動於衷。

有一次,我作為公司的培訓負責人,為新任命的40名中初級管理人員設計、組織為期5天的管理技能培訓項目。

經過一段時間的選擇、比較,最終確定和一家國際知名的培訓公司合作此項目。

在向公司主管匯報並爭取預算時,我採用了三角的邏輯結構,分為情況、選擇和建議三部分陳述:

首先是設計整個培訓項目的背景情況,為什麼要實施這個項目,對於公司的價值在哪里;

第二就是我們有哪些備選的合作機構,以及每一家公司方案的優勢與短板;

第三是我建議選擇哪一家合作機構,以及具體的理由。

聽完匯報,公司主管很快就明白了整體情況,並爽快地接受了我提出的建議。

3)容易記憶

如果你的結構超過了三個部分,比如有五個、六個甚至七個部分,你就容易迷失方向。

計劃一旦擴大到五部分,你就有可能讓自己和聽眾的記憶不堪重負。

我們通常容易記住三個部分的原因之一是我們從小就接受這樣的教導。

人們普遍用三個部分組成的故事來方便地敘事並傳達教義。

人類學家發現,大多數文化在其民間傳說中運用三元結構:如三個願望、三人行、三個臭皮匠。

三角邏輯結構相對而言適合用於偏嚴肅和理性的話題,此時,你希望向聽眾表現出慎思和公正,同時傳達你全面看待問題的能力。

2.應用場景

以下三種情形相對來說是比較適用的。

1) 表現出客觀

如果你要處理棘手的話題,或是應對觀點強烈的聽眾,這種邏輯結構尤其有用。

在不攻擊聽眾信念的前提下,你可以「客觀」地討論他們可能未曾考慮過的三個方面,從而鼓勵對問題進行更為公正的評價。

例如,通過討論技術、預算及銷售三個方面,評價開發新產品的好處。

2) 顯示出慎思

為展現你的深刻領悟,你可以請聽眾考慮話題的三個方面,例如,在討論企業家的激勵因素時,你可以從雄心、獨立性、財務回報這三個方面加以探討。

我2009年年底加入民生銀行廣州分行,沒過多久,開始負責一個重要的管理人員能力提升項目。

有一天下班回家,在電梯間里巧遇分行行長,他隨口問了一句,「小宋,在民生工作感覺如何?」

我馬上回答老板,感覺很充實!接下來,我從三個方面跟老板做簡明扼要的介紹:

一是我正在做的項目,

二是即將取得的成果,

三是預期創造的價值。

電梯門在1層打開的時候,吳行拍著我的肩膀,親切地說,「很好,看來你適應得很快,好好幹!」

3) 陳列出觀點

為了讓你的邏輯結構更加令人難忘,可嘗試在三角中加入人的因素。

你的概念更加視覺化和人性化之後,就能促進同理心和更多的理解。

例如,不要用教學法、認知障礙、家庭支持系統等術語探討教育話題,而是嘗試著採用三個視角:教師、孩子、家長。

三角邏輯在商務演講與表達中有一個經典呈現,我把它定義為「三點式」,即痛點、重點、亮點/升華點。

在表達的時候我們首先針對性地提出痛點問題,緊接著基於痛點問題擺出重點解決方案,然後提煉出解決方案中的核心亮點。

「三點式」最大的好處就是能夠獲得足夠的關注和重視,並且能夠形成觀點聚焦,打動聽眾。

例如,2014年,我幫助某股份制銀行總行的產品經理實施商務演講與呈現技巧培訓,其中一個學員用「三點式」介紹網上開戶業務,贏得了滿堂喝彩:

痛點:現在我們行幫助企業客戶辦理開戶業務需要企業的財務人員準備很多資料,而且辦理的地點一定要在櫃台,整個辦理的流程非常煩瑣,基本上櫃面人員一天最多處理1~2筆開戶業務。

重點:基於這個痛點,我來跟大家介紹我們的一項新業務:網上開戶。這項業務的特色有以下三個方面……

亮點:網上開戶最大的優勢在於提升效率,節省時間。不僅能夠大幅減少櫃面人員的操作時間,同時也可以節省企業財務人員準備各項資料的時間,實施網上開戶,基本上櫃台的效率對比人工操作可以提升20倍。

文:宋春濤;來源:管理的常識(ID:Guanlidechangshi)

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