做「對的事」

「變革主管力」系列（三）

做「對的事」

上期概要

張總在顧問師譚總的啟發下，開展了管理標準化與數據化工作，開啟了自我變革，改善了與老板的溝通方式，但工作仍處於被動的「救火」狀態。張總如期與譚總進行了第二次會面，討論下一步的工作應是：做「對的事」。

尋找對的事

　　

張總：「做‘對的事’，聽起來有點玄，具體怎麼做，好像找不著北。」

　　

譚總：「首先要思考‘什麼是對的事’。」

　　

張總：「我感覺每天都在忙，不停地做事，這些都是分內的工作，難道還有對錯之分？」

　　

譚總：「對錯是相對標準而言，沒有標準就無法判斷。不一樣的標準，判斷結論也就不一樣。」

　　

張總：「‘對的事’的判斷標準是什麼呢？」

　　

譚總：「這個問題提得好！想想看，作為公司主持營運管理工作的總經理，以什麼作為標準來檢驗你是否在做‘對的事’呢？」

　　

張總：「是目標嗎？」

　　

譚總：「對，是目標，戰略目標、工作目標。戰略目標是未來2～3年應做到的，相對今天，它代表了方向；工作目標是當下該做的事，是近期的工作重點。與目標不緊密相關的工作，都不是重點，你應當關注並投入精力抓住這些重點。」

　

譚總停頓了一會兒，繼續說道：「很多人都學習了‘二八法則’，即20%的工作創造80%的價值，20%的客戶貢獻80%的銷售額。但這一意識並未落實在行動中。抓住關鍵的重點不放，將它變成行動，這是你應該去做的。」

張總：「那什麼是‘關鍵的重點’呢？」

　　

譚總：「回到判斷標準上來。我們應圍繞目標來進行檢討，首先看這件事是否對目標達成產生價值，接下來再對價值進行排序，挑出20%重點事項。如果時間還不夠用，對20%重點事項按是否可以授權給下屬進行層別：能授權的，交給下屬去做；剩下不能授權的，就是你該做的事了——這些事就是‘對的事’。」

　　

張總：「操作起來會不會很複雜？複雜的事情總是難以落地，執行效果差。」

　　

時間管理表格

　　

譚總：「我向你推薦一個‘時間管理表格’。每周一、每月第一天作為填寫與檢討的時間節點。‘月時間管理表格’是月度重點工作計劃，‘周時間管理表格’是對月度工作承接與分解，分別按月、按周滾動。表格包含‘待辦的事、進行中的事、重復的事、分配給下屬的事、已完成的事’五項內容，「進行中的事」每周最好不超過3件，每月不超過12件。」

「否則，說明你沒有抓住‘關鍵的重點’。剛開始使用‘時間管理表格’時，你會覺著不習慣，會有些不適應。堅持3個月，每月每周按以上內容進行檢討，相信你會喜歡它的。」

使用對象

　

張總：「還是有點複雜。您能否到我們公司進行一次專題培訓？」

　　

譚總：「好的！新方法的使用需要一些專題培訓與輔導。你約個時間吧！」

　　

張總：「哪些人適合參加培訓？」

　　

譚總：「你看呢？」

　　

張總：「管理層，中層以上管理者是必須參加的。基層班組長需要參加嗎？」

　　

譚總：「哪些人需要‘時間管理表格’？想想看，公司哪些員工90%以上的時間做重復的事，工作特徵具有確定性，這些員工是不需要使用‘時間管理表格’的；哪些員工80%以上的工作不是簡單的重復，而是需要靈活應變的，工作特徵具有不確定性，這些員工是需要使用‘時間管理表格’的。」

　　

張總：「明白了！具有不確定工作特徵的崗位需要使用‘時間管理表格’。那我就安排中層以上管理人員、工程師及相對應崗位的技術人員來接受培訓。」

　　

培訓時間定在下周三下午14：00～18：00，在公司大會議室進行。

　　

干擾

　　

時間飛快地流逝。「時間管理表格」正式使用後，第6周周一下午17:07，張總致電譚總說：「出現了難題，救火式緊急問題，嚴重干擾‘時間管理表格’的使用，團隊中充滿質疑之聲。」

　　

譚總：「能否舉一兩個例子，讓我具體感覺一下到底發生了什麼？」

　　

張總：「比如說生產系統主管吧！第三周的工作被一起重大工傷事故干擾，第五周的工作被省環保廳臨時現場抽檢干擾。這兩周有這樣不得不應對的計劃外事情，計劃中的事情自然被干擾，工作節奏全亂了。」

　　

譚總：「那你的想法是？」

　　

張總：「我覺得應該堅持使用‘時間管理表格’，但我又無法說服團隊。」

　　

譚總：「你回顧一下上次的培訓，時間計劃分兩個維度：一個是‘重要——不重要’維度，一個是‘緊急——不緊急’維度。按緊迫性分，我們應當優先處理緊急而重要的事情；按重要性來分，我們應將60%～85%的時間花在重要的事情上。想想看，這二者並不矛盾。」

「這兩個案例恰恰說明，由於過去忙於做事，而不是做重要的事，管理工作基礎差，大家還未能從緊急而重要事情轉向重要而不緊急事情上來。這需要一個過渡，大家應當堅持使用‘時間管理表格’，隨著時間的推移，基礎越來越紮實，突發事件與緊急事項大幅度減少，大家會享受‘時間管理表格’的價值。」

譚總意猶未盡，接著說：「我要提醒你的是，非常多的管理者，經過時間管理培訓，很容易理解並接受做‘對的事’這一理念。但由於沒有配套學習與使用‘時間管理表格’，學習結束後，一切照舊。‘時間管理表格’是時間管理落地的工具。沒有工具，理念會永遠停留在理念階段，很難帶來行動改變。」

　　

張總：「我有點茅塞頓開的感覺了，可以將以上整理成文字分享給團隊嗎？」

　　

譚總：「我的工作就是分享管理技術與經驗，很高興你這樣做。」

　　

從容引發思考

　　

又是一年雪花飄，新的一年開始了。張總感覺工作越來越順手，大家已經習慣了做‘對的事’，顯得很從容，有時間和精力去做一些思考。他想：現場仍然經常發生同類事故，反反復復，執行力仍然低下。還需要去找譚總尋求對策。

下一步：一次做對。

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